Ouvrez le logiciel que vous utilisez pour créer des documents, et de commencer avec un nouveau document vierge. Vous pouvez utiliser un modèle pour votre fax, mais pour l'instant vous pourrez faire à partir de zéro afin que vous sachiez le format de base.
Ecrire "Pour:" en haut de la page suivie à qui vous envoyez le fax. Si il est une entreprise ou une organisation, utilisez le nom de l'entreprise ou l'organisation après la "To". Sur la ligne suivante, vous pouvez utiliser "Attn:" suivi du nom d'une personne si le fax doit aller à une personne en particulier au sein de l'entreprise ou de l'organisation. Si vous envoyez le fax à une personne, il suffit d'écrire le nom de cette personne à la suite de la "To".
Inclure le numéro de fax de l'entreprise, organisation ou personne à qui vous envoyez le fax ci-dessous le nom en écrivant «Numéro de télécopieur:" suivi du numéro. Ceci afin d'assurer que si le fax termine au mauvais endroit parce que vous avez le mauvais numéro ou un coup de poing dans les mauvais numéros, la personne qui a reçu le fax peut vous informer de l'erreur.
Ecrire le nombre de pages du fax contiendra, y compris la page de couverture. Cette ligne sera tout simplement lire, "Nombre de pages:" suivi par le nombre de pages du fax.
Incluez vos coordonnées, comme votre nom, votre numéro de télécopieur et numéro de téléphone afin que le destinataire de la télécopie peut revenir à vous. Ceci est la "From:" une partie de la feuille de garde de télécopie.
Le "To:" et "De:" les parties peuvent être suivies par un "Message:" section où vous pouvez écrire ce que le fax contient et toute information pertinente concernant la télécopie. Vous avez maintenant fait une feuille de garde de télécopie simple qui contient toutes les informations nécessaires.