Comment puis-je configurer Outlook pour GTD?

Configuration manuelle Perspectives pour GTD

1. Entrez chacun de vos projets dans Outlook afin que les catégories que vous pouvez associer des éléments avec des projets spécifiques. droit; cliquez sur un e-mail, rendez-vous ou tâches, cliquez sur «catégoriser», puis «Toutes catégories». Cliquez sur le bouton "Nouveau ...". Ajouter le nom de chaque projet et attribuer une couleur.

2. Convertir d'autres éléments Outlook en tâches comme ils viennent à votre attention. Par exemple, vous pouvez convertir un message e-mail dans une tâche. Faites glisser-déposer un rendez-vous, mail, contact ou une note sur les «Tâches» dans le volet de navigation pour créer automatiquement une nouvelle tâche à partir du contenu de l'article.

3. Attribuer des drapeaux et des priorités à vos tâches. Ouvrez une tâche, puis cliquez sur les commandes du groupe Suivi du ruban d'accueil dans Tâches d'ajouter un drapeau. Cliquez sur le bouton "Priorité" dans le groupe Balises pour marquer un élément comme «haute importance». Vous pouvez utiliser cet indicateur pour marquer vos points d'action suivants de la méthode GTD.

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   Voir votre liste de tâches par projet, la date ou de l'importance. Cliquez sur "Tâches" dans le volet de navigation. Cliquez sur l'onglet "Affichage". Choisissez parmi les options d'affichage disponibles dans la liste déroulante dans le groupe d'arrangement. Par exemple, sélectionnez "Catégories" pour organiser vos tâches par des projets, "Date de début" ou "Due Date" pour organiser vos tâches par date, ou "priorité" pour organiser vos tâches par ordre de priorité.

En utilisant Outlook NetCentrics GTD Add-in

1. Téléchargez et installez l'essai gratuit des Getting Things Done complément Outlook par NetCentrics. Cet add-in est conçu pour simplifier votre capacité à traiter les éléments Outlook suivant la méthodologie de David Allen.

2. Choisissez parmi les actions clés dans la barre d'outils NetCentrics pour traiter vos éléments Outlook en tâches. Par exemple, sélectionnez l'une de ces actions des Getting Things groupe du ruban d'accueil Done: "action", "Next Action», «délégué», «Différer" ou "Someday". Lorsque vous sélectionnez une de ces commandes à partir d'un article de courrier, une tâche est déposé dans son dossier respectif et l'action est affectée à la tâche.

3. Gérer l'ensemble de vos projets en cours à l'aide de Project Central. Cliquez sur le bouton "Project Central" dans les Getting Things groupe du ruban d'accueil Done. Vous pouvez utiliser cette fenêtre pour vous aider à organiser des tâches dans des projets spécifiques.

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   Générer un rapport de projet. Cliquez sur le bouton de menu "Projet" dans Project Central, puis cliquez sur "Créer un rapport ...." Sélectionnez les options à inclure dans votre rapport. Par exemple, sélectionnez "Date d'échéance" de les trier les tâches par déroulante. Cliquez sur "OK" pour générer votre rapport. Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer votre rapport - il est marqué par une icône ressemblant à une imprimante.

Utilisation de la TaskCracker pour Outlook Add-in

1. Téléchargez et installez la version d'essai gratuite de 30 jours de TaskCracker pour Outlook. TaskCracker vous aide à organiser vos éléments Outlook en utilisant une représentation visuelle de vos tâches et de projets avec une interface drag-and-drop.

2. Cliquez sur la commande "Ouvrir TaskCracker" dans le groupe Ouvert du ruban TaskCracker. Alternativement, vous pouvez cliquer sur "TaskCracker" au bas de la fenêtre Dossiers sur la gauche.

3. Organisez vos tâches en fonction des priorités. Cliquez sur une tâche, faites-le glisser vers un autre quadrant intérieur de l'écran, puis relâchez TaskCracker à confier la tâche à cette priorité. Vous pouvez utiliser cette méthode pour attribuer rapidement des actions à votre liste de tâches sans avoir à ouvrir chaque tâche individuelle.