Écrire une lettre à un membre de l'équipe qui quitte est pas exactement comme écrire une lettre au Congrès. Alors que les lignes directrices de mise en forme peuvent être utilisés si on le souhaite, il n'y a pas de règles strictes quand il vient à écrire une telle lettre manuscrite personnelle. Un membre de l'équipe qui quitte pour une raison ou une autre chérira une lettre sincère écrite spécialement pour eux. Lors de l'écriture de la lettre, il est toujours préférable de garder à l'esprit la raison de leur départ. Un congé, le transfert, ou d'une maladie permanente ou temporaire peuvent avoir des raisons de départ de l'équipe et doivent être abordées avec sensibilité.