Insérer la date sur la première ligne de la page. Il doit être justifié à gauche et écrit avec pas d'abréviations.
Passer une ligne et ensuite insérer le nom complet du destinataire. Sur la ligne suivante, le suivi avec l'adresse postale du destinataire ou, si vous ne le savez pas, l'adresse de la HOA utilise. Cette information devrait également être aligné à gauche.
Ouvrez la lettre avec une salutation qui comprend le nom complet du destinataire. Par exemple, écrire "Cher Darcy Lane." Si vous vous adressez à la lettre à personne en particulier, écrire "Cher membre du conseil" à la place. Il devrait y avoir une seule ligne de l'espace entre l'adresse du destinataire et cette salutation.
Composez le premier paragraphe dans le corps de la lettre par brièvement vous présenter. Même si vous avez coopéré avec le HOA avant, indiquez votre nom complet, votre adresse et combien de temps vous avez vécu dans la communauté. De cette façon, même si votre lettre est reçue par quelqu'un que vous ne avez pas rencontré, il aura une idée de qui vous êtes.
Faire une demande polie, dans le paragraphe suivant du corps, qui attire l'attention de la commission à votre question. Gardez à l'esprit que le HOA est là pour vous aider. Soyez aussi précis et détaillé que vous pouvez donc le conseil peut prendre des mesures spécifiques pour répondre à vos besoins. Par exemple, au lieu de dire, "La piscine communautaire est toujours un gâchis", écrivez ce que vous avez remarqué des produits alimentaires et de boissons à gauche dans la zone de pique-nique près de la piscine, ou des feuilles et la saleté dans la piscine.
Complétez votre demande avec des suggestions sur la façon dont le membre du conseil peut prendre des mesures. Utilisez un ton qui est optimiste et coopérative, plutôt que arrogant ou menace, de sorte que vous et votre lettre sera prise au sérieux.
Aligner tous les paragraphes du corps de la lettre sur le côté gauche de la page. Ensuite, sautez une seule ligne de l'espacement après le dernier paragraphe et ajouter votre clôture. Un simple «merci» ou «Sincèrement» est très bien, suivi de votre nom complet et la signature.