Identifier quelques points majeurs. En regardant la question dans son ensemble, et compte tenu de votre public, identifier les trois principaux points qui capturent l'essence de la question. Identifier les points qui sont essentiels pour comprendre la question globale. Placez les petits faits sous les points principaux. Tout ce qui ne rentre pas dans les principales sections peut être annulée si l'espace ou exposés d'introduction à l'avenir.
Écrivez à votre auditoire et le but. Déterminez qui sera la lecture du document d'information, y compris leur expertise et de leurs besoins. Par exemple, les communications de personnes ont besoin d'informations qui est accessible et intéressant pour le public. La tête d'une organisation exige résumés précis comment une question pourrait influencer les affaires ou la politique actuelle.
Choisissez avec soin qui détaille à inclure. Souvent, le lecteur a besoin de savoir juste l'essentiel. Si ils ont besoin plus de détails, vous recevrez une autre demande de renseignements. Cependant, parfois, les détails aident à clarifier un point principal ou concept. Choisissez vos coordonnées sagement et assurez-vous qu'ils sont exacts et représentatifs d'un point le plus important.
Retirer le jargon. Il ya des chances, la personne qui lit votre document d'information ne sera pas avoir le même niveau de connaissance ou d'expertise technique vous voulez. Ils sont souvent des généralistes qui comprennent la «big picture». Gardez le langage simple et éviter le jargon. Définir clairement les termes techniques qui sont absolument nécessaires.
Modifier en profondeur. Le premier projet sera presque toujours trop long. Le nombre de pages sont fermes, si vous avez besoin d'éditer impitoyablement. Quelques points peuvent être raccourcie tandis que d'autres points sont éliminés. Vérifiez votre langue pour vous assurer de tout expliquer clairement. Vous ne voulez pas négocier la clarté par souci de concision.