Définir les objectifs pour votre événement. Décidez si vous voulez simplement "sensibiliser" de votre entreprise et, si oui, comment vous envisagez de mesurer le succès de l'événement. Décidez aussi si vous souhaitez cibler un certain nombre de clients potentiels ou des clients. Si oui, arriver à un objectif raisonnable ainsi que la façon d'y parvenir. Événements sans objectifs clairs pourraient être une perte de temps (à moins, bien sûr, vous avez du temps à perdre).
Clarifier votre public cible. "Tout le monde" vous savez ne devrait pas être sur l'invité LIST- limiter la liste de ceux qui peuvent vous aider à atteindre vos objectifs pour l'événement.
Invitez des personnes entre quatre et six semaines à l'avance de l'événement par courrier ou par e-mail et demander un RSVP afin que vous puissiez planifier en conséquence. Envoyer un rappel une semaine avant l'événement. Mieux encore, si vous avez le temps et les ressources, faire un rappel appel téléphonique personnel.
Déterminer un budget réaliste pour l'événement, le mot clé étant «réaliste». Certains des dépenses que vous pourriez subir peuvent inclure, mais ne se limitent pas à: décorations rental- et présentation fleurs- distractions- et / ou audio de marketing Equipment- visuels et giveaways- promotionnelles et / ou concours nourriture et la boisson, matériel et mobilier lors de l'événement.
Établir une équipe de personnes et de leur attribuer des tâches spécifiques à partir de votre liste de tâches. Assurez-vous qu'ils comprennent exactement ce qu'on attend d'eux lors de l'événement. Encouragez-les à penser à des plans d'urgence. Par exemple, l'employé accusé d'avoir ordonné 250 chaises pliantes devrait élaborer un plan de sauvegarde si la société d'approvisionnement appelle une heure avant l'événement pour signaler un retard de trois heures avec la livraison. Ne pas provoquer la panique au sein de votre équipe de planification, mais ne les préparer à la possibilité que certains pagaille sera presque certainement se produire.
Tracer la chronologie de votre événement promotionnel, donnant aux gens le temps d'obtenir quelques rafraîchissements et de socialiser avant attirant leur attention sur toute activité prévue. Votre objectif doit être de maintenir l'événement intéressant et animé tout en donnant aux clients le temps libre de se mêler et de parler entre eux.
Mener un essai lancer un jour avant l'événement. Afficher tout le monde où vous prévoyez pour répondre à vos clients et où la nourriture et les boissons sont mis en place. Préparez-les pour toute activité chronométrée, comme un discours, visite ou de démonstration. Encouragez votre équipe pour créer leur propre «système de jumelage», de sorte que si un problème survient et ils ont besoin d'aide, ils savent à l'avance qui ils peuvent atteindre pour ce coup de main.
Créer une feuille de connexion et placez-le près de la porte. L'information vous permet de suivre avec vos invités et les remercier pour assister à votre événement, évaluer le succès de votre campagne et de rester en contact avec eux pour de futures promotions. Mettez nametags sur cette table ainsi pour faciliter l'introduction au cours de l'événement.
Décider sur une période de temps raisonnable pour la campagne de se poursuivre après l'événement est terminé. Rappelez-vous que les nouvelles devient vieux très rapidement. Restez en avance sur le jeu. Pour la première semaine après l'événement, relayer les faits saillants aux clients et aux clients, à la fois sur le téléphone et en personne. Donnez-leur de marketing ou de matériel promotionnel que vous avez laissés dans un esprit de bonne volonté. Mentionner l'événement promotionnel dans les courriels, bulletins d'information ou autre correspondance, peut-être sous un titre qui se lit, "Vous nous avez manqué Cet effet temps- nous espérons vous voir la prochaine fois."