Comment écrire une lettre pour demander des fournitures

Établir une connexion

• Expliquez pourquoi votre organisation est important pour le donneur potentiel. Une école qui a besoin de fournitures pour ses programmes académiques parascolaires ou de base devrait solliciter des dons de parents et amis de l'école. Dans la lettre, l'accent sur ce lien. Rappeler aux parents que ceux de l'école se sont engagés à fournir les meilleurs possibilités d'éducation possible à leurs enfants. Si solliciter les entreprises locales, leur rappeler que l'école fait partie de la même communauté et un don de fournitures peuvent démontrer l'entreprise est engagée envers ses clients et de leurs familles.

Promouvoir le travail

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  État du mandat de l'organisation et décrire ses résultats. Un refuge pour animaux local pourrait inclure un paragraphe qui décrit les programmes de soins médicaux, le logement et l'adoption qu'il fournit. Les donneurs potentiels familiers avec l'organisation bénéficieront d'un rappel des raisons pour lesquelles l'organisme de bienfaisance est digne d'un don de fournitures. Inclure les statistiques, comme le nombre d'étudiants qui participent à des programmes spécifiques ou le nombre de chiens soignés sur une base annuelle. Chiffres donnent le donneur potentiel d'une idée de l'ampleur et de la réussite d'une organisation et de fournir une plus grande incitation à donner des fournitures pour aider à la cause.

Détaillez la demande

• Les fournitures sont des objets tangibles qui doivent atteindre une finalité précise. Lors de la demande de fournitures, il permet au donateur de savoir exactement ce qui doit l'organisation et comment il sera utilisé. Une école pourrait indiquer qu'il a besoin des pinceaux pour un programme d'art, des blouses pour protéger les vêtements de l'élève, ou des crayons de couleur. Un sauvetage des animaux pourrait demander spécifiquement pour certaines marques de produits alimentaires, serviettes, lits pour animaux de compagnie, laisses et colliers. Indiquez si vous acceptez des articles d'occasion ou si vous voulez les bailleurs de fonds pour donner de nouvelles fournitures. Lier la liste Retour à la mission de l'organisation en disant, par exemple, que le programme d'art aide les enfants ayant besoin de soins après l'école ou que les lits d'animaux permettent une expérience d'abri plus confortable pour les animaux sans-abri.

  Si votre liste est axé sur quelques éléments, l'inclure comme une liste balle point dans le corps de la lettre. Si la liste est plus longue, l'inclure comme une pièce jointe. Si vous incluez une pièce jointe, les bénéficiaires directs de l'attachement avec une phrase telle que "s'il vous plaît consulter notre liste des articles les plus nécessaires sur la liste jointe."

État de la procédure don

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  Laissez le destinataire de savoir comment répondre à votre demande pour les fournitures. La lettre doit indiquer clairement comment faire un don, si l'organisation offre un service de pick-up, comment le donneur peut programmer que pick-up et de ses dates et heures désignées. Si il est un lieu de débarquement pour les fournitures, inclure les rues adresses, les directions et les temps que les donateurs peuvent laisser des fournitures.

  Parlez à la lettre destinataire quand et comment vous émettez des reçus de dons, le cas échéant. Les organismes qui offrent des reçus doivent inclure un numéro d'identification fiscale.