Comment garder véhicules dossiers fiscaux de kilométrage

Exigences de l'IRS

• Réglementation de l'IRS pour les contribuables qui choisissent de déduire le taux de kilométrage standard requièrent un journal montrant "miles parcourus, la destination et le but de l'entreprise." Vous ne pas inclure ce journal avec les formulaires d'impôt que vous soumettez à la fin de l'année, mais vous devez le conserver comme preuve si l'IRS interroge votre déduction de kilométrage, ou si vous êtes jamais vérifiés. Votre journal devrait inclure suffisamment d'informations pour satisfaire l'auditeur. Par exemple, si vous enregistrez que le 12 janvier, vous avez conduit 9 miles à une réunion avec un client, être prêt à prouver que la distance était en fait 9 miles. Et votre but déclaré doit inclure suffisamment de détails pour l'auditeur de déterminer que ce fut un voyage d'affaires légitime.

Miles vous pouvez déduire

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  L'IRS définit également ce qu'il considère comme un certain kilométrage déductibles pour les entreprises. Par exemple, vous ne pouvez pas déduire les miles entre votre domicile et votre lieu d'affaires. Mais vous pouvez déduire la distance entre deux endroits différents d'entreprises. Vous pouvez déduire le kilométrage entre votre bureau et les bureaux de clients que vous appelez, même si votre bureau est dans votre maison. Si vous voyagez à une conférence ou à une réunion ou à prendre un séminaire qui vous sera bénéfique dans votre entreprise, cela compte comme une déduction d'affaires. Si votre voyage combine à la fois les entreprises et à des fins personnelles, vous pouvez déduire que la partie de l'entreprise du voyage. Par exemple, si vous conduisez au bureau de poste pour poster les documents à un client, puis arrêter par le magasin d'épicerie pour ramasser le dîner, vous pouvez déduire que le kilométrage associé avec le voyage au bureau de poste, pas l'épicerie.

Electronic Records

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  Applications pour smartphones, tablettes et ordinateurs personnels automatiser le suivi de kilométrage d'affaires. Ces applications vous permettent de remplir dans l'information clé, comme votre destination et le but de votre voyage, et ils vont calculer le kilométrage. Beaucoup de ces programmes vous permettent d'exporter les données dans un tableur. Vous pouvez également installer le logiciel de positionnement global dans votre voiture pour garde une trace de tous vos kilométrage. Mais, comme un article du New York Times, le logiciel de suivi a noté 2006, le logiciel peut être sensible à des pépins et les accidents matériels, donc des sauvegardes régulières de vos données sont cruciales.

Documents écrits

• Une des façons les plus simples à suivre le kilométrage est de tenir un journal écrit dans votre voiture - dans un ordinateur portable ou sur un formulaire de registre de kilométrage que vous imprimez à partir de votre ordinateur ou de l'achat dans un magasin de fournitures de bureau. Développer l'habitude d'enregistrer votre début et de fin lectures d'odomètre chaque fois que vous utilisez votre voiture pour les affaires, ainsi que de noter le but d'affaires du voyage. Remplissez les informations pour chaque voyage et le total des miles à la fin de l'année. Vous pouvez également utiliser d'autres documents, tels que des imprimés ou des cartes de directions de conduite, comme sauvegarde supplémentaire pour vos déductions de kilométrage.