Créer une charte d'équipe et identifier les participants de l'équipe. Établir des objectifs de l'équipe: les résultats escomptés, la zone de mise au point, les limites du processus, et SMART, les objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et en temps opportun.
Engager des employés qui sont des experts ainsi que les débutants. Gardez la taille de l'équipe relativement faible (moins de 10 ans si possible). Si elle est un processus complexe, choisissez vos experts à bon escient. Trop de gens (plus de 20) peuvent garder le groupe d'être productif tout simplement parce qu'il est trop difficile à gérer avec autant entrées.
Réservez un emplacement pour l'événement pendant trois jours. Gérer la logistique des exigences en matière de déplacement et de repas, la négociation des taux après avoir découvert la disponibilité des participants et de fixer une date.
Envoyer un ordre du jour aux participants à l'avance, avec un avis de réunion. Expliquez-leur les attentes et les diriger pour recueillir toutes les données qu'ils peuvent avoir besoin avant l'événement. Si ils seront appelés à marcher sur un plancher de magasin, d'identifier tout équipement de protection dont ils ont besoin comme un lunettes de sécurité ou des chaussures de sécurité. Si un processus d'entreprise est en cours de révision, identifier les données qui est nécessaire pour les employés d'apporter à l'événement. Cela pourrait inclure le temps total actuel de livrer le produit aujourd'hui, les coûts totaux, le nombre total d'unités, le nombre total de clients.
Préparer à manger avec les équipements nécessaires tels que les connexions Internet, de l'eau pour les invités, et chevalets où l'équipe sera de faire leur cartographie. Demandez un gestionnaire ou de cadre pour faire le discours d'ouverture, apportant un soutien et précisant les attentes et les limites pour les objectifs de l'équipe.
Demandez aux participants de se présenter et quels sont les domaines d'expertise qu'ils représentent pour cette activité. Demander qu'ils précisent ce qu'ils espèrent accomplir en étant à l'événement. Un exemple pourrait être, le directeur des achats veut de meilleures communications internes lorsque les commandes sont annulées. Ensuite, revoir la charte d'équipe pour partager les objectifs et les buts.
Expliquer le processus de cartographie de la chaîne de valeur. Dites aux participants que vous allez distribuer des post-it que vous allez utiliser pour cartographier les processus existants. Les remettre poste différent de couleur, il note qu'ils peuvent utiliser pour noter des idées, des préoccupations ou des données qu'ils doivent se rassembler. Gardez la réunion se déplaçant par pas nous enliser avec des idées au début. Définir une zone dans la salle pour ces idées et préoccupations à être examinées plus tard dans l'après-midi avant la réunion ferme.
Affirmer les limites du processus en parlant à travers rapidement aux très hautes 30.000 pieds. Afficher ou niveau. Par exemple, vous pourriez dire: «Nous commençons par une citation de la clientèle, par exemple, et nous nous retrouvons avec le client nous payer pour le produit. Telle est la chaîne de valeur." Ensuite, mettre en évidence le processus de devis, le processus de fixation des prix, le processus de fabrication, le processus d'emballage, le processus d'expédition, le processus de facturation. Ceux-ci sont habituellement ventilés par groupes fonctionnels qui font des seaux ou des sous-processus de travail. Parfois, ces processus sont de série dans la nature et d'autres fois en parallèle.
Utilisez des marqueurs et de post-it pour tracer la carte de l'état actuel, chronologiquement, étape par étape à travers chaque groupe fonctionnel, identifier les principales tâches qui sont nécessaires pour faire avancer le processus. Identifier les boucles de reprise, boucles d'approbation, points de décision, et les temps de noter où attendre (temps d'attente) ou un inventaire carambolage se produit. À la fin de la première journée, vous devriez être à travers la charte, la mission et le plan de l'état actuel normalement.
Revoir charte d'équipe rapidement le deuxième jour, et mise à jour si quelque chose a changé depuis le jour avant. Éduquer les employés sur les sept déchets mortels et de leur expliquer que vous allez travailler sur l'avenir carte d'état. Défiez-les à envisager un avenir coupures d'Etat délai de 50 pour cent, réduit la ferraille de 50 pour cent ou améliore le temps de plomb de 50 pour cent. Discuter des idées et des possibilités pour atteindre les objectifs de l'équipe. Prenez-les pour une promenade à travers le processus physique pour déclencher leurs réflexions sur de nouvelles façons de voir les choses.
Commencez la cartographie de la future carte d'état, encore une fois chronologiquement sur le nouveau papier. Combiner les étapes, aligner les processus et utiliser des systèmes de traction pour l'inventaire (kanban) ou les communications administratives. Examiner l'état actuel et les futures cartes de l'Etat sur trois jours. Ajouter une échelle de temps de plomb qui indique le nombre d'étapes, la durée moyenne de traitement par étape, noter les temps d'attente, les stocks, ordonnancement et les goulots d'étranglement à la fois anciennes et nouvelles cartes.
Comparez l'avenir carte d'état aux attentes d'affrètement équipe pour combler les lacunes qui pourraient existe. Si l'équipe a besoin de recueillir des données, attribuer des actions et des dates d'échéance du plan d'action. Préparer le rapport succinct sortir et prendre des dispositions pour la prochaine réunion de l'équipe.