Décider sur le format et la présentation du document final. Un MS Word simples ou document PDF, il faudra moins de temps et de ressources pour se préparer à un document de style magazine sur papier glacé.
Travailler sur vos lignes de temps. Les rapports annuels sont normalement présentées à une certaine date, comme à une assemblée générale, ou ont à être déposé à une date limite pour satisfaire aux exigences légales. Décidez combien de temps est nécessaire pour la préparation de chaque section du rapport, la compilation, les projets de révisions annuelles et de l'impression.
Préparer un budget pour la production du rapport annuel.
Obtenir les ressources nécessaires à la préparation du rapport. Cela comprend l'embauche des consultants et auditeurs et obtenir des accords de services internes pour engager à la prestation de leurs contributions au rapport dans les délais convenus.
Obtenez les rapports financiers des comptables et des auditeurs.
Ecrire la copie de toutes les sections pour être inclus dans le rapport. Les sections inclus dans la plupart des rapports annuels sont la déclaration du président, la déclaration du chef de la direction, le rapport du vérificateur, vision d'entreprise et énoncé de mission, les rapports financiers vérifiés, aperçu des processus d'affaires, organigramme de la structure ou des profils de dirigeants, les plans futurs, les intérêts du personnel, des activités de sensibilisation des entreprises et toute autres informations qui sont pertinentes pour les actionnaires.
Horaire des séances de photographie pour l'ensemble du personnel à être inclus dans le rapport.
Tirez sur toutes les photographies et d'organiser toutes les illustrations nécessaires.
Rédiger le document final.
Effectuez l'une diligence raisonnable nécessaire et la vérification des faits. Cela est particulièrement nécessaire si vous avez externalisé certaines parties de votre travail ou de l'écriture de copie à des consultants ou des pigistes.
Obtenez toutes les approbations requises et signer nécessaire.
Relisez le document et d'apporter les modifications nécessaires.
Décider du nombre d'exemplaires requis. Vous devrez tenir compte de toutes les exigences légales, le nombre de contacts d'affaires et nombre d'actionnaires, ainsi que la dotation budgétaire pour les coûts d'impression.
Contrat avec une imprimante pour imprimer le nombre requis de copies du rapport annuel.