Comment écrire une lettre à un doyen

Établir votre But

• Avant de commencer à écrire votre lettre, prenez le temps de bien identifier ce que vous voulez dire. Le doyen d'une école de diplôme collégial ou peut avoir des milliers d'étudiants de superviser, ainsi que la faculté de gérer, un conseil d'apaiser, d'autres employés afin d'évaluer et d'équilibrer les budgets. Si vous n'êtes pas sûr de ce que vous voulez demander, ou même si le doyen est la meilleure personne pour demander, arrêter et réévaluer. Une fois que votre objectif est clair et vous savez le doyen est la meilleure personne pour aborder avec elle, vous êtes dans une bonne position pour commencer.

Formater la Lettre correctement

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  Que vous choisissez d'écrire une lettre de papier ou d'envoyer un e-mail, vous devez formater votre lettre correctement. Si vous n'êtes pas sûr de la façon de saluer le doyen par écrit, vérifier l'orthographe de son nom et si il utilise un titre tel que "Dr" Dans de nombreux cas, d'adresser votre lettre par «Cher Dean Jones» ou «Cher Dr. Jones" suffira, mais vous voulez être certain que votre première impression est meilleure. Vous devriez être en mesure de localiser le titre, l'orthographe et les coordonnées pour le doyen sur le site Web de votre école, mais vous pouvez également appeler le bureau du doyen directement à une double vérification. Si vous écrivez une lettre sur papier, y compris la mise en forme correcte pour l'adresse et la date en haut. La plupart des programmes de traitement de texte auront un modèle pour cela.

Ecrire de façon concise

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  Communiquer clairement votre but. Un doyen ne peut avoir quelques minutes pour lire lettres ou des courriels, afin de lui dire ce que vous devez dès le départ. Identifiez-vous et ce que votre relation est à l'école. Si vous discutez un problème, indiquer immédiatement. Par exemple, "Je vous écris pour demander un congé pour un semestre en raison d'une urgence familiale», ou «l'absence d'une politique d'énumérer publiquement allergènes courants présents dans la cuisine La salle à manger de la salle m'a fait souffrir une réaction indésirable. " Après votre identification et déclaration d'intention, fournir toutes les informations de support que vous souhaitez partager, mais garder concise et factuelle. Assurez-il facile pour le doyen de comprendre le raisonnement derrière votre demande.

Fermer Respectueusement

• Une fois que vous avez terminé avec le corps de votre lettre, près d'une manière appropriée. Fermetures telles que «Sincèrement» ou spectacle "respectueusement" que vous appréciez le temps le doyen a passé sur votre question. Exécuter une vérification orthographique et la grammaire de votre lettre ou un courriel. Lorsque vous vous sentez confiant que votre lettre répond à vos objectifs, le signer et de fournir le doyen avec l'ensemble de votre mieux les informations de contact, y compris le téléphone, l'email et l'adresse postale afin qu'elle puisse vous répondre directement.