Ouvrez avec un accueil spécifique à la propriétaire d'une entreprise. Il est préférable d'éviter les salutations générales telles que «Madame, Monsieur."
Etat que vous écrivez au nom de votre organisation et vous cherchez des articles d'enchères silencieuses pour un événement spécifique. Par exemple, «Je suis bénévole à la Charité enfants et je vous écris pour vous demander si vous êtes intéressés à donner un article ou service pour notre encan silencieux à venir, qui aura lieu lors de notre gala annuel de collecte de fonds sur Octobre 15."
Segue dans une brève discussion de votre organisation et de son importance dans la communauté. Mentionnez les populations que vous servez et comment le travail de votre organisation aide ces populations.
Parlez de la façon de l'encan silencieux est une partie vitale de vos efforts de collecte de fonds annuels pour mieux servir la population. Mentionnez les réussites passées si vous avez tenu l'événement avant. Inclure une ligne remercier le propriétaire d'une entreprise pour son soutien passé de votre encan silencieux, le cas échéant.
Écrivez que vous êtes reconnaissants pour tout article ou service de l'entreprise serait assez généreux pour offrir, et mentionnez la société par son nom dans cette déclaration. Ajouter que vous pouvez ramasser le don, qui prend la charge de la preuve hors de la propriétaire d'une entreprise.
Parlez de ce que vous pouvez offrir à la société en retour. Par exemple, promettre publicité gratuite en incluant l'activité sur une liste de sponsors. Ecrire que le don est déductible d'impôt, si cela va à votre charité ou un groupe. Mentionner que, en participant, l'entreprise va obtenir une exposition de la communauté du grand nombre de participants. Offrir un billet gratuit pour l'événement à la propriétaire d'une entreprise ainsi.
Fermer en remerciant le propriétaire d'une entreprise pour son temps et l'inscription de votre information de contact pour le don. Promesse de suivi avec le propriétaire de l'entreprise ainsi.
Imprimez la lettre sur l'organisation en-tête officiel.