Écrire à un individu spécifique. Ne pas envoyer un générique, one-size-fits-all lettre. Si une entreprise fait un don à votre événement, remercier le propriétaire ou la société tête qui a approuvé la contribution. Adressant votre lettre à une personne personnalise immédiatement. Rappelez-vous: Votre but est de fait le donateur se sentir bien à propos de sa participation. Utilisez un langage qui est amical et conversationnel.
Rendez grâce pour le don, réaffirmant sa nature. Le don était monétaire? Si oui, mentionner le montant exact qui a été donné. Etait-ce un don en nature pour les services, de fournitures ou de l'équipement? Encore une fois, la liste des détails de ce qui a été donné pour l'événement. De nombreux donateurs utilisent lettres de remerciement à des fins fiscales.
Parlez à votre donateur le don sera utilisé et pourquoi il est si utile. Mettre l'accent sur son importance dans la poursuite de l'objectif (s) de votre organisation.
Inviter le donateur à l'événement, si elle n'a pas encore eu lieu. Ou, offrir l'occasion de visiter votre organisation à une autre occasion. Ceci est une gracieuseté supplémentaire et donne au donateur un chance de voir votre première main de travail. Il détient également la porte ouverte à une participation future.
Joignez à votre lettre des programmes ou la littérature pour le cas où la liste du donneur. Ce type de reconnaissance permet d'établir un goodwill complémentaire.
Dites-le donateur que vous allez la mettre à jour sur les activités futures. Si vous avez un site Web, l'inclure dans la lettre. Merci encore pour sa contribution.
Postez votre lettre dès que possible. Les lettres doivent être envoyées par la poste dans un jour ou deux de la réception par le don. Au maximum, ne laissez pas plus d'une semaine sans envoyer vos remerciements.