Expliquer qui demande le don. Ne vous contentez pas dire le nom de votre organisation ou le groupe que vous représentez: expliquer qui vous êtes. Si vous êtes un groupe de revitalisation du centre-ville ou d'un organisme de recherche sur le cancer, état qui - pas seulement le nom officiel. Par exemple, "L'Organisation Torrance Main Street se concentre sur la revitalisation du centre-ville."
Soyez précis sur ce que vous cherchez. Si vous demandez un don en argent, dites-le. Si vous êtes dans le besoin de la marchandise pour une vente aux enchères, collecte de fonds, ou tout autre événement communautaire de type, que ce soit clair. Si vous êtes à la recherche de la nourriture ou des boissons gratuites, le préciser. Ne pas laisser le lecteur se demander exactement ce que vous voulez. Vous pourriez préciser, "Une dégustation de vin est une partie sélectionnée de notre collecte de fonds et nous aimerions présenter votre vin. Souhaitez-vous envisager de faire don de cinq cas à cet événement? Nous serions heureux de vous fournir une bannière avec le logo de votre entreprise."
Ne soyez pas trop verbeux. Assurez-vous que votre demande est pas décousue ou trop long. Faites le point, être concis, et en tenir au sujet.
Diriger la lettre à la personne de contact droite. Obtenir votre lettre de demande dans les mains de décideur de l'entreprise est cruciale. Si personne dans votre organisation est familier avec l'entreprise, faire des recherches de fond sur la société en consultant leur site Web et découvrir le nom du gestionnaire. Adressez la lettre à cette personne personnellement.
Fermez avec satisfaction. Terminez votre lettre de demande avec un "merci pour l'examen de cette demande" déclaration de type de sorte que le propriétaire d'une entreprise ou un individu sait que vous l'appréciez. Soyez sûr de les inviter à participer à votre événement communautaire.
Fournir des informations de contact. Ne pas oublier de fournir les coordonnées précises de sorte que le représentant de l'entreprise ou un particulier peuvent rentrer en contact avec vous et offrir une réponse.
Demandez à quelqu'un de relire votre demande. Demandez à un ami de confiance avec de bonnes compétences de rédaction de lettres à relire et éditer votre lettre. Il est toujours utile d'avoir une autre paire d'yeux en revue votre travail.
Établir des contacts personnels. Une fois que vous avez envoyé la lettre, contactez le destinataire pour lui faire savoir que vous envoyez des détails sur une demande de don. Donnez un bref résumé de ce que vous cherchez, et le destinataire peut même offrir un don avant la lettre arrive. Si non, faire une note de suivi par téléphone ou en personne une semaine après qu'il a reçu la lettre de demande.