Recherche approfondie du sujet. Si vous écrivez sur un événement, recueillir des informations sur le calendrier, les présentateurs, le temps, le coût et l'emplacement. Pour une lettre sur les nouvelles politiques, les pratiques de recherche passées, les changements dans les politiques et l'impact que les changements auront sur les destinataires. Organiser l'information dans un ordre logique. Décrire un événement, par exemple, dans l'ordre chronologique.
Imprimer votre adresse de retour et la date en haut du papier. Identifier le nom et l'adresse du destinataire, y compris les salutations, comme M., Mme ou M., et inclure le titre du poste du destinataire si vous écrivez à eux dans cette capacité. Si vous écrivez à un groupe de personnes, comme les parents d'une équipe, ne pas la liste de tous leurs noms et adresses, mais plutôt d'identifier les destinataires comme un groupe dans la partie de voeux de la lettre.
Indiquez le sujet de la lettre juste en dessous de l'adresse du destinataire en utilisant l'abréviation «Re" pour "En ce qui concerne", par exemple: "Re: Politique de vacances". Si votre relation avec le bénéficiaire est formel, utiliser un message d'accueil tels que: «Cher M. Doe". Si vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire, écrire "Cher Monsieur ou Madame". Si vous écrivez à un groupe de parents, écrire: «Chers parents".
Écrire une introduction à votre sujet dans le premier paragraphe en vous identifiant, le sujet et pourquoi il est important pour vous et le destinataire. Donner un aperçu des points que vous allez faire dans la lettre. Utilisez des verbes actifs, plutôt que la voix passive. Utilisez «je» et «vous» tant qu'il est pas accusatoire ou trop informelle.
Commencez chaque paragraphe suivant avec un point principal et étendre sur ce point dans le reste du paragraphe. Si un paragraphe de longs, pensez à le décomposer en deux ou plusieurs paragraphes. Utilisez des puces ou de brèves rubriques pour faire la lettre facile à lire.
Résumez vos informations dans le dernier paragraphe. Inclure des détails sur la façon dont le lecteur peut vous contacter, telles que les heures de rendez-vous ou un numéro de téléphone. Merci au lecteur. Connectez-vous avec "Sincèrement," suivi de votre signature manuscrite. Tapez ou imprimer votre nom ci-dessous votre signature. Si enfermant matériaux supplémentaires, quelques espaces ci-dessous votre nom d'imprimer les mots "Enclosures:" ou l'abréviation "Enc .:" suivis par quelques mots décrivant les matériaux supplémentaires.