Préparez-vous à répondre au téléphone dès que vous l'entendez sonner. Mettez de côté toutes les tâches et baissez tout bruit de fond gênant pour donner l'appelant toute votre attention.
Répondez au téléphone par le troisième anneau de sorte que l'appelant ne raccroche pas ou si vous ne faites pas l'attente de l'appelant.
Décrochez le téléphone, ou appuyez sur la touche "Talk" situé sur le combiné pour répondre. Rapidement saluer l'appelant. Si vous travaillez dans un bureau ou d'une entreprise, utilisez un message d'accueil standard, comme «Merci d'avoir appelé (nom de l'entreprise ou du département). Comment puis-je vous aider?" Si vous êtes à la maison, votre message d'accueil peut être plus décontracté, un simple, mais clair "Bonjour" suffira. Certaines familles répondent au téléphone avec le dernier nom de la famille suivi de «résidence», par exemple, la «résidence Smith." Alternativement, vous pouvez permettre aux appelants de savoir qui vous êtes immédiatement en répondant avec votre prénom, par exemple, "Ceci est John."
Parlez fort et clairement à travers l'accueil et tout au long de l'appel téléphonique. Ne criez pas, mais assurez-vous que l'appelant puisse vous entendre.
Écoutez attentivement à l'appelant de sorte que vous pouvez diriger l'appel à la bonne personne ou répondre à la question de l'appelant. Si vous avez du mal à entendre l'appelant, réglez le volume de votre téléphone pour le transformer, ou si l'appelant est fort, baissez le volume du combiné vers le bas.