Comment prendre des messages pour un patron

Alors que sur le téléphone

1. Demandez à l'appelant si il aimerait laisser un message. Si la réponse est «non», prendre un moment pour encourager un message. Dites-lui que votre patron sera en réunion toute la journée, donc rappeler peut-être pas la meilleure option.

2. Demander à l'appelant de donner un message détaillé. Certains appelants répondre avec, "viens de la me rappeler." Malheureusement, votre patron ne peut pas se contenter d'un tel message vague. Dans ce cas, réponds avec, "Bien sûr. Que puis-je lui dire cela au sujet de?"

3. Demander un nom complet de l'appelant. Prénoms peuvent causer de la confusion pour votre patron. Il suffit de demander, "Puis-je avoir votre nom complet?" lors de la prise sur le message.

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   Demandez le numéro de téléphone de l'appelant. Même si cela peut sembler évident, il est facile d'oublier le nombre lorsqu'elle se concentre sur d'autres aspects de l'appel. Si l'appelant souhaite être contacté par email, écrire cela ainsi.

5. Notez toutes ces informations sur papier brouillon que vous posez les questions. Notez la date et l'heure de l'appel ainsi.

Relais du message

1. Organisez vos notes pour l'appel sur un petit bout de papier. Chaque message doit remplir juste un morceau de papier. Évitez d'écrire plus d'un message sur chaque feuillet.

2. Notez la date et l'heure de l'appel, suivi par le prénom et le nom de l'appelant au sommet du papier. Si elle a également donné son poste ou relation à votre patron, comme un comptable ou d'un fournisseur, écrire ce ici aussi.

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   Résumer le but de l'appel en une courte phrase. Écrire ce sous le nom de l'appelant. Soyez bref et précis que votre patron n'a pas à se demander ce qu'il en est.

4. Écrivez le numéro de téléphone de l'appelant au bas du message.

5. Ecrire «URGENT» en lettres majuscules dans le coin en haut à droite de la note si l'appel était très important. La plupart des messages téléphoniques ne tombent pas dans cette catégorie. Les messages urgents se réfèrent à des urgences familiales ou des problèmes d'affaires qui pourraient avoir un effet défavorable sur la société.

6. Relayer les messages à votre patron dès qu'il est disponible. Comme vous le lui remettre chaque message, lire à haute voix. De cette façon, il n'y a aucune chance qu'il va manquer un message important.